POLÍTICAS Y PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO
DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
AUTORIZACIÓN
Teniendo en cuenta que las bases de datos de la Compañía han sido recolectados desde el año 1986 y cuenta con muchos Titulares, para garantizar el acceso de todos ellos a la presente Política y hacer efectivo el ejercicio del derecho al Habeas Data por parte de éstos, la Compañía implementó las siguientes medidas para dar a conocer a los Titulares el Tratamiento de sus Datos Personales y las condiciones bajo las cuales tiene lugar tal Tratamiento y realizó las siguientes gestiones:
a) Se publicó “Aviso de Privacidad” en la página Web de la Compañía y en las instalaciones de la misma.
b) Se publicó un enlace desde el portal corporativo www.manufacturas california.com, en donde los usuarios pueden visualizar el contenido de esta Política. El portal puede ser visualizado en el 100% del territorio nacional y desde todos los exploradores.
c) Se publicó aviso en las instalaciones de la compañía, en el cual consta el contenido de la presente Política.
A partir de la fecha, la Compañía, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (I) escrito, (II) de forma oral o (III) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
La Compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando se trate de: (I) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (II) Datos Públicos; (III) Casos de urgencia médica o sanitaria;
(IV) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (V) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados, y excepcionalmente, puestos en circulación, por la Compañía en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:
a) Proveer sus productos y/o servicios.
b) Informar sobre cambios de sus productos y/o servicios.
c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de sus compañías vinculadas, y facilitar el acceso general a la información de éstos.
d) Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.
e) Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
f) Preparar estudios de mercado.
g) Elaborar estudios estadísticos.
h) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales, directamente o en asocio con terceros.
i) Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
j) Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o enviar información que se considere de interés a través de diferentes medios.
k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
l) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información.
m) Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
n) Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el Titular de los Datos Personales.
o) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores y empleados.
p) Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
Cualquier otra finalidad que llegue a resultar en desarrollo del contrato o relación comercial o laboral existente entre la Compañía y el Titular.
La información suministrada por el Titular, sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de sólo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.
La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades. antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: Nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, datos médicos, datos financieros, entre otros. Lo anterior se justifica pues MANUFACTURAS CALIFORNIA S.A., es una compañía cuyo objeto social principal consiste en el diseño, confección, elaboración, ventas, importaciones y exportaciones de confecciones textiles de ropa exterior, para hombres, mujeres y niños, consistentes en la fabricación de jeans, pantalones, conjuntos, trajes, camisas y demás prendas para vestir. Igualmente tendrá como objeto la compra, ventas, importación y distribución de toda clase de telas o tejidos necesarios para la elaboración de las confecciones.
PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Compañía realiza la recolección de los Datos Personales a través de los documentos requeridos para vinculación de proveedores, centrales de riesgos; para empleados hojas de vida, referencias laborales y documentos necesarios para vinculación a la seguridad social entre otros.
Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través de software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.
1. Procedimiento para conocer la información
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer la información que ésta posee del Titular en sus bases de datos, es el siguiente:
Quién desee conocer la información que la Compañía almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación a la dirección: Cra. 10 No. 9-38, CALI – VALLE DEL CAUCA o al correo manufacturascalifornia@gmail.com, la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de la Compañía e informe una dirección o correo electrónico donde se le pueda dar respuesta.
Esta comunicación deberá estar suscrita por (I) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (II) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (III) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (IV) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”).
El Área Responsable dará respuesta al Titular o al Interesado, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, al correo electrónico o dirección física que haya sido especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o al Interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales.
La consulta de la información por parte del Titular o Interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) máximo una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente Política. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, la Compañía podrá cobrar al Titular o Interesado los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, en que haya incurrido para el efecto.
2. Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información – Atención de reclamos.
Los Titulares de los Datos Personales o los demás Interesados, podrán en todo momento, solicitar a la Compañía la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de la Compañía de los mismos, mediante la presentación de un reclamo a la dirección, Cra. 10 No. 9-38, Cali – Valle del Cauca o al correo manufacturascalifornia@gmail.com, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con la Compañía.
